COMO REALIZAR UNA CARTA COMERCIAL EFECTIVA

-QUE ES?

Es una comunicación que tiene carácter documental y utilizan las empresas para ponerse en contacto con los clientes, proveedores, entidades, etc. Tiene importancia ya que contribuye a crear una imagen de la empresa y ayuda a coordinar actividades comerciales. Se realizan cartas para ofrecer productos, notificar promociones, realizar pedidos, solicitudes, demandas de pagos, presentación de personas, etc.

PROCESO DE ELABORACIÓN DE LA CARTA COMERCIAL

Para lograr cartas eficaces, tendremos que escribirlas con cuidado, poniendo atención en lo que hacemos. Con un escrito rutinario, mal redactado, inadecuado ... puede lograrse un efecto contrario al que pretendemos.

La redacción de las cartas comerciales no tiene por qué ser una tarea aburrida o carente de creatividad. Podemos dar a nuestras cartas un «aire» diferente; sólo necesitamos poner atención y aprender practicando; es una habilidad que se adquiere con el tiempo.

Para empezar, distinguiremos tres etapas en el proceso de elaboración:

• Los pasos previos,
• La redacción del borrador
• La revisión

Antes de comenzar a escribir

La improvisación raras veces resulta bien. En el caso de las cartas comerciales se cumple plenamente esta regla. Para evitarlo, vamos a estructurar y diseñar el contenido de nuestros escritos siguiendo estos pasos:

• Recopilar datos sobre el asunto o materia que vamos a tratar. Tenemos que saber de qué estamos hablando.
• Establecer el objetivo, aquello que pretendemos conseguir por medio de la carta: obtener un crédito, realizar una venta, formular una queja, etc.
• Documentarse sobre el destinatario. Necesitaremos saber algo sobre la persona o la empresa a la que nos estamos dirigiendo. Una carta puede ser buena o mala dependiendo de si se adapta, o no, a las circunstancias del destinatario.

Para que nos resulte más fácil, podemos formularnos las siguientes preguntas que, una vez respondidas, nos permiten seguir adelante:

¿Qué conozco sobre el asunto?

¿Para qué escribo?

¿A quién escribo?, ¿cuáles son sus circunstancias?

Definir el contenido. En relación con la pregunta:

¿Qué tengo que decir al destinatario?

En esta fase nos van a surgir bastantes ideas sobre el contenido de la carta, las iremos anotando todas aun las más descabelladas o inverosímiles; más tarde las revisaremos y eliminaremos las que no sean adecuadas.

Depurar, organizar, jerarquizar las ideas. A la vista de todo lo que hemos anotado, descartaremos aquellas ideas que nos parezcan inútiles o poco convenientes.

Después, estableceremos una jerarquía en las ideas. Distinguiremos entre ideas principales y secundarias o auxiliares. Esto nos ayudará a organizar el contenido.

LECTURA FÁCIL DE LA CARTA

Si una carta está escrita en letra excesivamente pequeña, con caracteres muy recargados, sin separación de los párrafos, etc., presentará dificultades al leerla. Para evitarlo, tendremos en cuenta:

• Letra: utilizaremos un tipo de letra sencillo y de un tamaño medio; impreso con tinta negra.
• Párrafos: separados con doble interlínea.
• Abreviaturas: se evitarán en la medida de lo posible, ya que restan agilidad al texto.
• Subrayados y negritas: los reservaremos para destacar alguna palabra o idea que nos interese especialmente, pero no debemos abusar de estos recursos ya que sobrecargaríamos excesivamente el escrito.

Ejemplo

Tenemos que comunicar a un cliente que la garrafa de aceite va a dejar de suministrarse en el tamaño de 5 litros al precio de 20 €./garrafa. En adelante se venderá en botellas de 1 litro al precio de 4,60€./botella.

Planteamiento:

Vamos a seguir, paso a paso, cada una de las fases de elaboración de la carta.

1) Recopilar información.

· Dejamos de suministrar el producto en envases de 5 litros, porque los compradores han insistido en lo poco manejables que éstos resultaban.

· Se ha confirmado esta opinión haciendo un estudio entre los clientes (encuesta).

2) Determinar el objetivo de la carta.

· Informar a los compradores, destacando las ventajas de la nueva presentación.

3) Documentarse sobre el destinatario.

· Buscaremos en la base de datos los clientes que compran habitualmente el producto.

4) Definir los puntos a tratar.

· Informar sobre el cambio de envase.

· Citar los resultados del estudio. (encuesta).

· Invitación a seguir comprando el producto.

· Aspectos negativos:

· El precio de cada litro de aceite es 0,60€. más caro que comprándolo en envases mayores.

· El coste de fabricación no permite rebajar el precio de venta.

· Sólo se presenta en envases de 1 litro

· Aspectos positivos:

· Los envases de 1 litro son más manejables.

· El contenido de los envases más pequeños puede consumirse en menos tiempo y no habrá que guardar garrafas abiertas.

· Las compras pueden adaptarse mejor a las necesidades reales.

· Las pérdidas económicas por deterioro del aceite, una vez abierto el envase, son menores en los botes de 1 litro.

· ELABORACIÓN DEL DOCUMENTO

Se plasmarán todas las ideas en un borrador. Se marcará el orden que consideremos más conveniente para el desarrollo de la carta. Todos los documentos son mejorables.

Este sólo es un ejemplo:

Carta

Avda. de los Comuneros, 13 Tfnos. 985 23 43 54-55 Fax.: 985 23 34 56 33 467 - LOS ACANTILADOS- -ASTURIAS- Dña. Laura Fanjul Vale C/ La Siesta, 34 24478-CASTILLO LEÓN 28 de diciembre de 2005 Estimado cliente: Desde hace algún tiempo, ciertos compradores de nuestra garrafa de aceite venían opinando que el tamaño de 5 litros resultaba poco manejable. Para conocer el alcance de estas opiniones, encargamos una encuesta, que se realizó entre la mayoría de nuestros clientes, y el resultado ha confirmado dicha opinión. En consecuencia, vamos a retirar del mercado el citado envase. A partir del próximo mes, podrá adquirir el aceite en botellas de 1 litro a razón de 4,60€./botella. Somos conscientes de que el precio final del litro se eleva ligeramente . Puede tener la seguridad de que hemos ajustado todo lo posible el precio al nuevo coste que supone la modificación de los envases, y nos resulta imposible ponerlo a la venta a un precio inferior. A cambio, el nuevo envase ofrece muchas ventajas; citemos algunas: - Es mucho más manejable y fácil de almacenar. - Puede consumirse en menos tiempo, sin necesidad de guardarlo varios meses abierto. - Al mantener intactas las características, el peligro de deterioro es mucho menor. -Usted podrá adaptar las compras a sus necesidades reales al adquirir las botellas que necesite, sin necesidad de ceñirse a la cantidad mínima de 5 litros. La consecuencia última es que, a pesar de que parece algo más caro, a corto plazo resulta más económico y rentable, porque su rendimiento es mayor y se producen menos pérdidas por deterioro. Estamos seguros que, en cuanto reciba el primer envío con la nueva presentación, usted mismo se convencerá de sus ventajas. Esperamos sus noticias. Un cordial saludo Fdo.:Manuel Izquierdo Director Comercial

BIBIANA ALEXANDRA ZULAGA RIVERA

COMO REALIZAR UNA DECLARACIÓN JURADA DE FORMA SENCILLA

DECLARACIÓN JURADA

Se denomina declaración jurada a la manifestación personal, verbal o escrita, donde se asegura la veracidad de esa misma declaración bajo juramento ante autoridades administrativas o judiciales. Como consecuencia se presume como cierto lo señalado por el declarante hasta que se pueda acreditar lo contrario.

La institución de la declaración jurada ha sido establecida por diversos sistemas jurídicas, tanto de Common law como del Derecho continental, en gran parte para dar rapidez a ciertos trámites legales, sustituyendo transitoriamente a la presentación de documentos escritos o testimonios de terceros, mediante una presunción (que admite prueba en contrario).

La importancia de la declaración jurada se halla en el hecho que permite abreviar procedimientos tanto ante autoridades judiciales como administrativas, y al mismo tiempo genera una responsabilidad legal para el declarante en caso que la declaración jurada resulte ser contraria a la verdad de los hechos que se acrediten posteriormente, equiparando la declaración jurada con un efectivo juramento o promesa de decir la verdad. Esté último elemento puede tener consecuencias a nivel penal en los ordenamientos jurídicos que consideran al perjurio (o violación de juramento) como un delito, o en los países que imponen castigos penales o administrativos para quien formula cualquier declaración falsa ante ciertas autoridades.

En la mayoría de sistemas jurídicos que la aceptan, la declaración jurada es un elemento determinado sólo para algunos supuestos específicamente previstos en la norma jurídica, para evitar una utilización excesiva que eventualmente pueda generar situaciones de abuso de derecho. Una declaración jurada se diferencia de la declaración simple en que ésta última genera una responsabilidad menor para el declarante que miente a la autoridad, y porque la declaración simple no suele generar una presunción de veracidad sino sólo una formulación de posiciones personales.


DECLARACIÓN JURADA



Yo, D. / Dña: _________________________________________________________, con
DNI. / N.I.F:______________________ y domicilio en la Calle
____________________________________________________, número __________,
Piso ___________, Puerta _______, C.P.________________,
Localidad ___________________, Municipio_____________________ con Teléfono nº_______________



DECLARO BAJO JURAMENTO:


No haber sido sancionado por infracciones graves o muy graves con alguna de las sanciones accesorias (confiscación, decomiso, esterilización o sacrificio, clausura de establecimiento y suspensión temporal o definitiva de la licencia para tenencia de animales potencialmente peligrosos o del certificado de capacitación de adiestrador) previstas en la Ley 50/1999, sobre el régimen jurídico de animales potencialmente peligrosos, a efectos de solicitud de Licencia Administrativa para la Tenencia de Animales Potencialmente Peligrosos, según R. D. 287/2002 de 27 de Marzo.
Santa Lucía, a _______________ de _______________ 200__.




Fdo:____________________________


BIBIANA ALEXANDRA ZULUAGA RIVERA

COMO REALIZAR UN CERTIFICADO FACILMENTE

Certificado

Este artículo se refiere al Certificado como Tipo de texto tradicional. Para el certificado en el mundo digital, véase certificado digital, para 'carta certificada' véase correo certificado.

El certificado es un tipo de texto administrativo empleado para constatar un determinado hecho. En el proceso de solicitud de un puesto de trabajo, en especial cuando se trata de una institución oficial, los certificados son fundamentales para demostrar la formación y la experiencia. Es un tipo de texto que se produce normalmente a instancias de quien lo recibe, y por una persona con autoridad suficiente dentro de la institución para establecer que se ha cumplido con lo afirmado en el documento.

Tipos de certificado

Los certificados pueden confirmar muy diversos hechos:

• La asistencia, participación u organización de un curso, jornada o acto
• Los resultados académicos
• La docencia de determinado curso o seminario
• La experiencia profesional en determinado campo
• La pertenencia a un grupo o jerarquía
• Los conocimientos de lenguas extranjeras
• La realización de cualquier otra actividad académica o extra-académica...
• La adecuación de un objeto a una norma

Estructura del certificado

Aunque cada institución suele tener sus propios modelos de certificación, un modelo estándar de certificado sería el siguiente:

Nombre o logotipo de la institución CERTIFICADO D./Dª Nombre y apellidos, cargo que ocupa en la institución, CERTIFICA Que D. / Dª nombre y apellidos 'ejemplo: señor fulano de tal etc., con DNI 'número' ha participado / organizado / realizado... Y para que conste a los efectos oportunos, expido el presente certificado, a petición del interesado, en lugar, el día fecha. Firma de quien expide el certificado Fdo. : Nombre y apellidos ejemplo nuevamente: señor fulano de tal etc etc... Sello de la institución

La persona que redacta el certificado no es necesariamente la misma que el que la firma; de hecho, en ocasiones es el propio interesado el que presenta el certificado ya redactado para que el responsable sólo tenga que firmarlo (siempre, claro está, que esté de acuerdo con su contenido); pero esta diferencia es irrelevante: a efectos administrativos y legales, el autor y responsable del certificado es quien lo firma, no quien lo redacta y lo produce físicamente.

BIBIANA ALEXANDRA ZULUAGA RIVERA

COMO HACER UN CURRÍCULUM VITAE ATRAYENTE

EL CURRICULUM VITAE

Qué es:
Una presentación escrita, breve y ordenada de los principales logros y experiencias académicas y de trabajo

Para qué sirve:
1.- Para presentarse ante la empresa
2.- Para concentrar la atención, de cara a una futura entrevista, en los aspectos más importantes del candidato
3.- Para recordar al seleccionador, después de la entrevista, los datos más importantes del candidato

Consejos:
1.- Utiliza papel de calidad, tamaño DIN A-4
2.- Escríbelo en ordenador
3.- Deja amplios márgenes y apartados bien diferenciados
4.- Sé conciso, breve y claro
5.- Extensión: 2 ó 3 hojas
6.- Entrega siempre el original y guarda una copia
7.- Puedes adjuntar una fotografía, reciente y de calidad
8.- Sé positivo
9.- Adjunta referencias sólo cuando te sean solicitadas
10.- Debe desprender confianza y seguridad en ti mismo
11.- La finalidad principal es conseguir una entrevista
12.- En el apartado de Experiencia Profesional, destaca los empleos
relacionados con el trabajo que solicitas

Evitar:
1.- Faltas de ortografía
2.- Tachaduras
3.- Mencionar lo que puede perjudicar
4.- Referencias íntimas
5.- Vacíos


Por norma general, las secciones que un currículum completo debe contener son:

• Datos personales: Nombre y apellidos, lugar y fecha de nacimiento, estado civil, dirección personal, número de teléfono de contacto, dirección de correo electrónico, etc.

• Formación académica: Estudios que has realizado, indicando fechas, centro, y lugar donde han sido realizados.

• Otros títulos: Estudios complementarios a los universitarios que mejoran tu formación y tus habilidades. Hay que indicar las fechas, el centro y el lugar donde fueron realizados.

• Experiencia profesional: Experiencia laboral relacionada con los estudios universitarios o que puedan ser de interés para la empresa que desea contratarte. No olvides señalar las fechas, la empresa dónde trabajaste y las funciones y tareas llevadas a cabo.

• Idiomas: En este apartado mencionarás los idiomas que conoces y tu nivel. Indica también si has obtenido algún título reconocido que acredite tus conocimientos.

• Informática: Señala aquellos conocimientos informáticos que poseas: sistemas operativos, procesadores de texto, hojas de cálculo, bases de datos, diseño gráfico, Internet, etc.

• Otros datos de interés: En este último apartado señala todos aquellos aspectos que no han sido incluidos todavía, tales como: Carné de conducir, disponibilidad, etc.

BIBIANA ALEXANDRA ZULUAGA RIVERA

COMO REALIZAR UNA AUTORIZACIÓN

Modelo autorización

Este es un modelo que puede servir de referencia y adaptarlo a las necesidades de cada persona, el cual sirve para que otra persona en nombre suyo pueda recoger/entregar o solicitar documentación en Centros/Universidades/Empresas en nombre suyo el cual esta autorizando a otra persona por medio del presente documento.
Aquí dejo la imagen que puede servir de referencia para hacer una autorización, el cual puede descargar dicho documento.

Ejemplo modelo autorización 1

BIBIANA ALXANDRA ZULUAGA RIVERA

CONSEJOS PARA UNA ENTREVISTA DE TRABAJO

Primera regla: MOSTRAR NUESTROS PUNTOS FUERTES.

Eso sí, con naturalidad, sin pasarse, no olvidar que hay que demostrarlo en los documentos aportados y que los comprobarán. Si tienes primero de derecho, eso no le interesa a nadie, si te faltan dos asignaturas para terminar medicina ¡acábalas cuanto antes! No sería el primer currículum que he leído en el que me han aportado un certificado de buena conducta de la guardería infantil; como anécdota está muy bien, aunque le quita interés y relevancia. Debemos centrarnos en los méritos relacionados con el trabajo objeto de la entrevista.

Segunda regla: LENGUAJE POSITIVO.

No utilizar muletillas, palabras argot, sustituir los "peros" por un "además". Si nos piden informática e Inglés, y decimos "pero es que yo soy de letras y francés..." estamos perdidos; en cambio un "además podría incorporar conocimientos de francés..." daría un sentido totalmente distinto.

Tercera regla: NUESTRA CONFIANZA ES NUESTRA MEJOR TARJETA DE VISITA.

En los gestos, en nuestra forma de hablar. Hagámoslo con confianza en nosotros mismos: ellos también están interesados en nosotros. Atención a la mirada constante, la palabra precisa y rebuscada y a la sonrisa perfecta.... Naturalidad ante todo. Mirada 2/3 del tiempo, descansar de vez en cuando; sonrisa la que nos salga de forma espontánea; palabra la que conozcamos con certeza y defina mejor lo que queremos expresar. El mejor lenguaje es el directo, el sencillo.

Cuarta regla: NO HABLAR MAL DE TERCEROS.

Si lo hacemos perdemos toda nuestra credibilidad. Jamás debemos criticar a un compañero de trabajo, sobre todo en una entrevista, aunque nos lo pongan a tiro, puede ser una trampa y, además, la nobleza no está nunca de más. Así que tened discreción en las situaciones delicadas.

Quinta regla: VERSATILIDAD, FLEXIBILIDAD, ADAPTABILIDAD.

Es el sueño de todo empresario, tener empleados versátiles, flexibles y adaptables a cualquier puesto de trabajo; bien, mostrémosles esas cualidades, enseñemos nuestra actitud abierta y positiva ante nuevas situaciones. No me equivoco si aseguro que esto no debe confundirse con el peloteo, la sumisión, el gregarismo y el arrastre de barriga por el suelo del despacho, eso nos haría quedar fatal...

Sexta regla: CONOCER EL ENTORNO.

Esto lo hacen hasta los militares: el conocimiento del terreno, de los movimientos, de los objetivos de la empresa, lo que buscan de nosotros. No dejemos nada para la improvisación, hay que preparar la entrevista con tiempo, llegaremos con tiempo, pero no antes que los trabajadores de la limpieza.

Séptima regla: UTILIZAR IDEAS FUERZA, PALABRAS CLAVE.

Ya sabéis: reto, experiencia, futuro, confianza, colaboración, eficacia, proyecto, garantía, responsabilidad, metas, objetivos.... palabras que deben estar integradas en vuestro pensamiento, no gastarlas y, sobre todo, que sean sinceras, que formen parte de vuestra manera de ser.

Octava regla: SABER ESCUCHAR.

Atender a todas las preguntas que nos hagan, escuchar activamente.

Tenemos dos orejas y una sola lengua, por tanto debemos escuchar el doble.

Novena regla: CONCRETAR, RESOLVER TODOS LOS ASPECTOS.

Jamás se os ocurra responder divagando, tratar de concretar al máximo, resumir.

Décima regla: NATURALIDAD.

Si hacemos poses ensayadas, nos descubrirán y, a no ser que el trabajo sea en el cine o el teatro, no nos ayudará mucho. Tampoco pecar de exceso de confianza ni en nosotros mismos ni, nunca, en el entrevistador..... Recordad: La virtud está en el término medio, decía Aristóteles.

BIBIANA ALEXANDRA ZULUAGA RIVERA